Daher sollten Sie die Nutzung Ihres Office-Druckers nachverfolgen

Office-Drucker nachverfolgen

Fast zwei Drittel der kleinen Unternehmen überwachen oder überwachen den Druckerverbrauch nicht - und das kostet sie.

Natürlich wird bei der Drucküberwachung die Liste der obersten Prioritäten eines Geschäftsinhabers normalerweise nicht Und wenn Sie jeden Monat Tausende von Euros für Miete und Gehaltsabrechnung aufbringen, ist es verständlich, dass die normalen Bürokosten wie Druckkosten im Vergleich dazu blass sind.

Trotzdem gehören verschwenderische Druckgewohnheiten oft zu den erheblichen versteckten Kosten, die sich erheblich auf Ihren Gewinn auswirken könnten. Tatsächlich ist das Drucken der dritthöchste Bürokosten eines durchschnittlichen Arbeitsplatzes - direkt nach Miete und Gehaltsabrechnung.

Im Gegensatz zu Miet- und Lohnkosten ist der Preis, den Sie für verschwenderische Druckgewohnheiten zahlen, jedoch weder ein notwendiger noch ein vertretbarer Aufwand. Dies wird besonders mühsam, wenn Sie feststellen, dass Unternehmen jedes Jahr mehr als 120 Milliarden Euros für den Druck ausgeben.

Noch schlimmer: Fast die Hälfte des in Büros gedruckten Papiers landet am Ende des Tages im Papierkorb. Durch die einfache Überwachung der Nutzung Ihres Bürodruckers und die Implementierung einer Bürodruckrichtlinie, um unnötigen Druck zu vermeiden, können Sie die Kosten um ein Vielfaches senken.

Immer noch nicht überzeugt? Hier einige Gründe, warum es für Sie sinnvoll ist, die Nutzung Ihres Bürodruckers zu verfolgen:

Es verbessert die Produktivität und den Workflow

Neben den konkreten Kosteneinsparungen, die Sie durch Überwachung und Optimierung Ihrer Druckernutzung erzielen können, sparen Sie außerdem Geld, weil Ausfallzeiten reduziert und die Produktivität maximiert wird.

Wenn die Arbeitsabläufe in Ihrem Büro von papierintensiven Prozessen und der übermäßigen Nutzung Ihrer Drucker abhängen, können technische Fehlfunktionen den Geschäftsalltag beeinträchtigen. Dies könnte nicht nur zu stundenlangen Ausfallzeiten und Produktivitätsverlusten führen, sondern ist auch sehr frustrierend für die Mitarbeiter und behindert die Moral.

Gleichermaßen führt das Ignorieren ineffizienter Druckgewohnheiten und die übermäßige Verwendung von Papierdokumenten später zu unterschiedlichen Ineffizienzen. Ein typischer Angestellter verbringt 30 bis 40 Prozent seiner Zeit damit, nach Informationen zu gedruckten Dokumenten in Aktenschränken zu suchen, was offensichtlich nicht die beste Arbeitszeit ist.

Unnötige Duplikate - ein häufiger Nebeneffekt ineffizienter Druckgewohnheiten - tragen nur zum Problem bei. Zusätzliche lose Papiere machen das Auffinden von Dokumenten für Ihre Mitarbeiter noch zeit- und arbeitsintensiver und schaffen insgesamt eine unstrukturiertere Büroumgebung.

Durch Überwachung Ihrer Drucknutzung und Ermutigung der Mitarbeiter, sich zweimal mit dem Drucken auseinanderzusetzen, können Sie Frustration, Desorganisation und Zeitverschwendung vermeiden.

Es ist besser für die Umwelt

Der durchschnittliche Mitarbeiter druckt jedes Jahr 10.000 Blatt Papier und kostet durchschnittlich 725 US-Dollar pro Person. Die damit verbundenen Umweltkosten sind jedoch umso erstaunlicher. Wenn man bedenkt, dass die meisten Bäume ungefähr 10.000 Blatt Papier produzieren, werden wahrscheinlich auch verschwenderische Druckgewohnheiten in Ihrem Büro jedes Jahr einige Bäume töten. Und wenn die Hälfte des verbrauchten Papiers unweigerlich in den Müll gelangt, macht es 16 Prozent des Mülls auf Deponien aus.

Während viele Büros nicht vollständig papierlos arbeiten können, gibt es immer noch Möglichkeiten, den Druck zu reduzieren, ohne ihn vollständig zu unterbrechen - wenn Sie wissen, wo Sie suchen müssen.

Durch die Überwachung der Druckgewohnheiten Ihres Büros können Sie feststellen, welche Abteilungen für den Großteil Ihres Drucks verantwortlich sind. Auf diese Weise können Sie die Druckanforderungen jeder Person und jeder Abteilung besser verstehen und wissen, welche Papiere erforderlich sind und welche nur auf unvorsichtige Gewohnheiten zurückzuführen sind.

Wenn Sie Ihre Druckvorgänge überwachen und genau wissen, was Ihre Anforderungen sind, können Sie verschiedene Einsparungsmöglichkeiten auswerten und letztendlich Geld und Umwelt sparen.

Mit dem richtigen MPS-Anbieter ist es einfach

Trotzdem haben viele kleine Unternehmen weder die Arbeitskräfte noch die Zeit, um sich der Drucküberwachung zu widmen, auch wenn dies langfristig eine höhere Rentabilität und Nachhaltigkeit bedeutet.

Zum Glück für diese Unternehmen können sie jedoch den erheblichen Zeitaufwand für die Drucküberwachung vermeiden und gleichzeitig beeindruckende langfristige Erträge erzielen - durch die Partnerschaft mit dem richtigen Managed Print Services (MPS) -Anbieter.

Nach einer umfassenden Druckprüfung bieten MPS-Anbieter ihren Kunden umsetzbare Lösungen zur Optimierung ihrer Druckumgebung und zur effektiven Verwaltung ihrer Druckerhardware, ihrer Verbrauchsmaterialien und ihrer Dienstleistungen.

Obwohl die Partnerschaft mit einem MPS-Anbieter wie eine erste Investition erscheinen mag, sparen die meisten Unternehmen letztendlich Geld, indem sie die Drucküberwachung und andere Aktivitäten auslagern. Laut einem Gartner-Bericht können MPS-Anbieter Ihnen dabei helfen, fast sofort bis zu 30 Prozent der Druckkosten zu sparen. Papierintensive Branchen wie Gesundheitswesen und Recht sehen Kosteneinsparungen sogar eher bei 41 Prozent.

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